Hôtels Novotel : organiser une réunion ou un voyage d'affaires dans un hôtel Novotel

Inicio
>Negocios y reuniones
> Consejos

Novotel le propone varias herramientas para organizar sus reuniones.

Nuestras fichas de asesoramiento
Formación
Si busca habitualmente lugares en donde impartir formación :
- A sus colaboradores
- A sus clientes, si se trata de una empresa de formación
Con el fin de :
- Alcanzar los objetivos pedagógicos de la formación
- Despertar en los participantes el deseo de aplicar lo aprendido
- Multiplicar los intercambios y favorecer la constitución de redes de relaciones
Novotel le acompaña en ese proceso

El éxito de toda acción formativa depende en gran medida de la calidad de la interacción entre formador y participantes. Le sugerimos que se adelante al máximo a las necesidades "logísticas" del formador, para que éste pueda centrarse en el contenido formativo y en su relación con los participantes.
- Para crear cercanía entre los participantes
  
  Escoja una disposición en U para favorecer los intercambios y para que el formador pueda moverse libremente entre los participantes. Pero también es posible adoptar otras disposiciones, como la ausencia de mesas en la sala de reunión si desea organizar juegos de rol... Para trabajos en grupos reducidos, prevea la utilización de pequeñas salas adicionales con vistas a favorecer la concentración de los participantes.
- Para daránr ritmo a la reunión
  
  Entre dos sesiones de trabajo, organice pausas de descanso, especialmente después de la comida, para "recargar" de energía el ánimo de los participantes e incrementar su nivel de atención.
  Para favorecer la concentración, escoja unas comidas ligeras, seguidas de un breve paseo digestivo.
- Para optimizar el desarrollo de la reunión
  
  Pida a la persona que impartirá la formación que especifique sus necesidades (configuración de la sala, horarios de comidas y pausas, necesidades de equipos, medios audiovisuales, número de salas de reunión) para que pueda crear unas condiciones favorables para el aprendizaje.
Espíritu de equipo
En su calidad de directivo, suele reunir a su equipo periódicamente :
- Fuera de su ambiente habitual
- Para hacer balance de su funcionamiento y de los objetivos, resultados, éxitos y fracasos alcanzados
Con el fin de :
- Motivar nuevamente a su equipo marcándole nuevos objetivos
- Reforzar su sentimiento de pertenencia a la empresa
- Plantear los problemas y encontrar soluciones adecuadas propiciando el intercambio de opiniones
- Explicar el funcionamiento de la empresa y fijar una hoja de ruta que sirva de base de trabajo para todos los participantes
Novotel le acompaña en ese proceso

Para obtener un rendimiento colectivo, cada participante debe sentirse libre de expresarse: por eso le sugerimos que propicie un ambiente informal que facilite el intercambio y un diálogo constructivo.
- Para favorecer la cercanía entre los participantes
  
  Escoja una configuración en U o en rectángulo, de manera que todos puedan verse.
- Para reforzar la cohesión entre los participantes
  
  Prevea una actividad colectiva a primera hora de la tarde o al final de la jornada. Ese intermedio, que podrá tener carácter deportivo o cultural, permitirá realizar una pausa constructiva y reforzar el espíritu de equipo. Acuérdese también de alternar secuencias de trabajo y momentos de descanso para facilitar el intercambio en un clima de convivencia cordial.
- Para optimizar los intercambios durante las comidas
  
  Fomente la cercanía organizando las comidas en la misma sala de reunión si desea ganar tiempo para realizar una actividad al terminar, o en el restaurante para favorecer la convivencia, en un ambiente más familiar.
Reunión 360°
Si desea organizar una reunión para :
- Presentar un nuevo producto o servicio a sus clientes, a su red de distribuidores o a una red de prescriptores
- Compartir los resultados de su empresa con los accionistas para que éstos ratifiquen su estrategia
- Informar a los miembros de una asociación sobre las acciones realizadas y los resultados alcanzados
Con el fin de :
- Comprobar la pertinencia de su proyecto
- Seducir a sus clientes, convencer a sus distribuidores y recabar la adhesión de los accionistas a su proyecto
Novotel le acompaña en este proceso

Si quiere convencer a sus interlocutores para que apoyen su proyecto, adopte un tono muy formal capaz de transmitir la máxima profesionalidad. Preste atención tanto al fondo como a la forma del mensaje: sus participantes tendrán en cuenta todos estos elementos en su percepción de la reunión.
- Optimizar la presentación de su producto
  
  Escoja una configuración de "teatro" de la sala o, si prefiere, en U, con una tarima para que el orador quede a la vista de todos. Si prevé la asistencia de gran número de participantes, procure sonorizar la sala.
- Dar realce a su proyecto
  
  Decore la sala de reunión con los colores de su empresa o asociación: soportes como carteles y kakemonos daránrán dinamismo a su presentación...
- Recibir a sus invitados
  
  Prevea bebidas calientes y frías y opte por una restauración de corte tradicional en un salón privado o por un cóctel-almuerzo o cóctel-cena para poner fin a su reunión con un toque apetitoso. Acuérdese también de prestar una atención especial a cada uno de sus invitados: el pequeño obsequio que les entregue al final de la reunión será su forma de darles las gracias por su asistencia dejándoles una imagen positiva de su empresa.
Reunión "de oxigenación"
Si busca ideas brillantes e innovadoras
- Para lanzar nuevos productos o servicios
- Mejorar sus prestaciones
- Imaginar nuevas formas de funcionamiento
- Preparar un plan de acción junto con su equipo
Con el fin de :
- Recoger la mayor cantidad posible de ideas que surjan de su equipo en un ambiente relajado
- Optimizar los intercambios para dinamizar los proyectos de su empresa
- Crear un clima de convivencia cordial para que cada uno sienta el deseo de expresarse libremente, sin cohibiciones
Novotel le acompaña en este proceso

Para que cada participante pueda expresar su lado creativo, le sugerimos optimizar los códigos de la clásica reunión aportando a ésta un toque de convivencia cordial con vistas a crear una dinámica de grupo favorable al intercambio y la creatividad.
- Para facilitar los intercambios
  
  En la sala de reunión, escoja una disposición que permita una mayor interacción entre los participantes: mesas redondas en vez de configuración en U o de "teatro"...
- Para optimizar la creatividad
  
  Prevea un tablero de hojas móviles en cada mesa, post-it para apuntar ideas, etc.
- Para dinamizar la reunión
  
  Prevea unas pausas entre las sesiones de trabajo. Después de la comida organice, por ejemplo, un concurso de minigolf o un desafío con la consola de videojuegos: buenas formas ambas de reforzar el espíritu de competición de los participantes.
- Para que cada uno pueda trabajar en las mejores condiciones
  
  Solicite que las bebidas y los refrigerios queden permanentemente a disposición en la sala de reunión para que cada asistente pueda tomarlos cuando lo desee. Asimismo, en vez de una comida tradicional en el restaurante, inclínese por un cóctel-almuerzo servido en la terraza o en las proximidades de la sala de reunión: de esta forma, los participantes podrán comunicar libremente entre sí e intercambiar ideas en un ambiente relajado.
Nuestras herramientas

Calculador de aforo

Para ayudarle a planificar una reunión, comuníquenos el número de participantes o la superficie que necesita y le propondremos la sala más adecuada a sus exigencias.
Calcule la superficie necesaria para su reunión
Lista de control

El éxito de una reunión depende fundamentalmente de su preparación.
Todo debe estar preparado para, llegado el momento, poder concentrarse en el contenido de la reunión.
Novotel, cadena experta en reuniones, le propone su lista de control, una herramienta indispensable para hacer de su reunión un acontecimiento perfectamente logrado.
Descargue la lista de control en pdf