Globalne zasady ochrony prywatności gości hotelowych

  1. Nasze zobowiązania
  2. Zgoda na stosowanie Zasad ochrony prywatności gości hotelowych
  3. 7 zasad ochrony prywatności w Accor
  4. Zakres
  5. Informacje stanowiące dane osobowe
  6. Kiedy są zbierane dane osobowe?
  7. Przeznaczenie danych
  8. Udostępnianie danych osobowych
  9. Transfery danych do innych państw
  10. Bezpieczeństwo danych
  11. Pliki cookie związane z sesją / linki zewnętrzne
  12. Przechowywanie danych
  13. Dostęp i modyfikacja
  14. Aktualizacje
  15. Pytania / Kontakt

1.   Nasze zobowiązania

Wysoko cenimy naszych gości i zawsze z przyjemnością witamy ich w naszych hotelach. Naszym priorytetem jest zapewnienie gościom wyjątkowego pobytu i niezapomnianych doświadczeń w naszych hotelach na całym świecie. Pełna satysfakcja z usług hoteli Accor i dobra opinia naszych gości są dla nas najważniejsze.

Rozumiemy, że goście oczekują od nas ochrony prywatności. Z tego względu opracowaliśmy i stosujemy Zasady ochrony prywatności gości hotelowych, które opisują sposób, w jaki Accor wykorzystuje dane osobowe w oparciu o „7 zasad ochrony prywatności” w Accor (zwanych dalej „7 zasad ochrony prywatności w Accor ”), które określają podstawowe zasady stosowane w Accor, a tym samym w całej Grupie Accor (Accor i spółkach zależnych Accor) na całym świecie.

Do góry strony

2.   Zgoda na stosowanie Zasad ochrony prywatności gości hotelowych

Należy dokładnie przeczytać dokument „Zasady ochrony prywatności gości hotelowych” przed podaniem nam jakichkolwiek „danych osobowych”, tzn. jakichkolwiek informacji zebranych i zarejestrowanych w dowolnym formacie, który pozwala zidentyfikować użytkownika, czy to bezpośrednio (np. za pomocą imienia i nazwiska), czy pośrednio (np. za pomocą numeru telefonu).

Niniejsze Zasady ochrony prywatności gości hotelowych stanowią część warunków regulujących świadczenie usług w hotelach Accor. Zaakceptowanie tych warunków oznacza wyrażenie zgody na stosowanie Zasad ochrony prywatności gości hotelowych.

Accor może wykorzystywać dane osobowe gości do celów marketingowych. W przypadkach wymaganych przez prawo gość jest proszony o wyrażenie jednoznacznej, uprzedniej zgody na otrzymywanie takich materiałów marketingowych

Do góry strony

3.   7 zasad ochrony prywatności w Accor

Poniższe normy tworzą 7 zasad ochrony prywatności Accor stosowanych w Grupie Accor na całym świecie.

  1. Przejrzystość: podczas zbierania i przetwarzania danych osobowych informujemy, do jakich celów zostaną one użyte i kto będzie ich odbiorcą.
  2. Legalność: dane osobowe zbieramy i przetwarzamy wyłącznie w celach wymienionych w niniejszych Zasadach ochrony prywatności gości hotelowych.
  3. Stosowność i dokładność: zbieramy wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do celów przetwarzania danych, określonych w Zasadach ochrony prywatności gości hotelowych. Dołożymy wszelkich starań, aby zagwarantować, że przechowywane dane są dokładne i aktualne.
  4. Przechowywanie: dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny dla procesu przetwarzania danych zgodnie z Zasadami ochrony prywatności gości hotelowych oraz wymogami prawa lokalnego.
  5. Dostęp, Sprostowanie i Sprzeciw: umożliwiamy dostęp do danych osobowych, ich modyfikowanie, poprawianie oraz usuwanie. Istnieje także możliwość żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych dla celów marketingowych. Dane kontaktowe przedstawiamy poniżej.
  6. Poufność i bezpieczeństwo: podejmiemy wszelkie możliwe środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych gości przed ich przypadkową lub niezgodną z prawem zmianą albo utratą, nieuprawnionym użyciem, ujawnieniem lub uzyskaniem do nich dostępu.
  7. Udostępnianie i transfer danych do innych państw: zastrzegamy sobie prawo do udostępniania danych osobowych gości członkom Grupy Accor lub osobom trzecim (takim jak partnerzy handlowi lub dostawcy usług) w celach opisanych w niniejszych Zasadach ochrony prywatności gości hotelowych. Podejmiemy odpowiednie środki mające na celu zabezpieczenie procesu udostępniania i transferu danych.

W razie pytań dotyczących 7 zasad ochrony prywatności Accor, prosimy skontaktować się z osobą kontaktową ds. ochrony danych w Accor w sposób opisany w punkcie 13. niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych.

Do góry strony

4.   Zakres

Zasady ochrony prywatności gości hotelowych mają zastosowanie do:

  • Wszelkich procesów przetwarzania danych przeprowadzanych w hotelach będących własnością Accor lub zarządzanych przez Accor, tj. hotelach należących do Grupy Accor, które działają pod następującymi markami: Sofitel, Pullman, Novotel, Suite Novotel, Grand Mercure, Mercure, MGallery, Ibis, all seasons, Etap Hotel, Hotel F1, Formule 1. Powyższa lista jest regularnie aktualizowana.
  • Wszelkich stron internetowych Accor, na których można dokonać rezerwacji, tj. istniejących stron Accor, np. accorhotels.com, oraz stron poszczególnych marek (www.sofitel.com, www.mercure.com,...).

Niniejsze Zasady ochrony prywatności gości hotelowych nie dotyczą hoteli objętych franczyzą, jednak mimo to Accor podejmie stosowne wysiłki mające na celu propagowanie 7 zasad ochrony prywatności w Accor, a także zapewnienie ich stosowania w praktyce i przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych przez franczyzobiorców.

Do góry strony

5.   Informacje stanowiące dane osobowe

Gość hotelu Accor może przy różnych okazjach zostać poproszony o podanie następujących własnych danych osobowych lub danych osobowych członków rodziny:

  1. dane kontaktowe: np. imię i nazwisko, numery telefonów, adresy e-mail, adresy pocztowe itd.;
  2. inne dane osobowe: data urodzenia, narodowość;
  3. informacje o dzieciach: imię i nazwisko, data urodzenia oraz wiek;
  4. dane karty kredytowej (wyłącznie w ramach systemu obsługi transakcji);
  5. numery kart członkowskich dowolnego programu lojalnościowego Accor, numer członkowski programu „frequent flyer” dla osób często podróżujących samolotem lub dowolnego programu partnerów Accor, w którym gość jest zarejestrowany;
  6. daty przyjazdu i wyjazdu albo wizyty w naszych hotelach;
  7. preferencje i zainteresowania, np. pokój dla palących lub niepalących, preferowana lokalizacja pokoju (niższe/wyższe piętro), rodzaj łóżka, preferowane gazety, zainteresowania sportowe i kulturalne;
  8. wszelkie pytania i komentarze, jakie mogą pojawić się podczas pobytu w jednym z naszych hoteli lub po jego zakończeniu.

Nie zbieramy danych osobowych od dzieci poniżej 18 roku życia, z wyjątkiem ich imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz narodowości, które to dane są podawane przez osobę dorosłą w imieniu dzieci lub przez dzieci za pozwoleniem dorosłego. Prosimy dopilnować, aby dzieci nie podawały nam żadnych danych osobowych bez pozwolenia, np. przez Internet. W razie podejrzenia, że dziecko podało nam dane osobowe bez pozwolenia, należy skontaktować się z nami w celu ich usunięcia.

Nie zbieramy poufnych danych takich jak pochodzenie rasowe i etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne i filozoficzne, członkostwo w związkach zawodowych, stan zdrowia ani szczegóły dotyczące życia seksualnego.

Ponadto, w zależności od obowiązującego prawa, inne dane niż te wyżej wymienione mogą zostać uznane za dane wrażliwe, np. numer karty kredytowej, sposoby wypoczynku, działania o charakterze osobistym i hobby, upodobania kulturalne, palenie/niepalenie tytoniu, itd. Niemniej jednak zebranie przez nas danych uznawanych za wrażliwe może okazać się konieczne w celu spełnienia wymagań gości lub świadczenia określonych usług, np. dotyczących diety lub dostępu do udogodnień dla niepełnosprawnych.

W takim przypadku, jeśli jest to wymagane przez stosowne przepisy prawa, poprosimy gości o wyraźną zgodę na zebranie przez nas i przetworzenie tego rodzaju wrażliwych danych.

Do góry strony

6.   Kiedy są zbierane dane osobowe?

Dane osobowe mogą być zbierane między innymi w następujących okolicznościach:


A — Czynności związane z pobytem w hotelu, takie jak:

  1. rezerwacja pokoju w hotelu;
  2. zameldowanie i wymeldowanie;
  3. konsumpcja podczas pobytu w hotelu, za którą należność jest dołączana do rachunku za pokój;
  4. reklamacje, wnioski i/lub spory.

B — Udział w programach marketingowych:

  1. rejestracja w programach lojalnościowych Accor;
  2. udział w ankietach dla gości i/lub przedstawienie opinii (np. „Badanie poziomu satysfakcji gości”, „Skontaktuj się z nami”; „Opinie gości”; „Satisfait ou invité”);
  3. konkursy;
  4. Zamówienie newsletterów, otrzymywanie ofert lub promocji pocztą e-mail.

C — Dostarczanie informacji przez zewnętrznych dostawców usług:

  1. biura turystyczne, biura podróży, systemy rezerwacji GDS, inne,...

D — Działania internetowe:

  1. połączenie z dowolną stroną internetową Accor (adres IP, pliki cookie związane z sesją);
  2. wypełnianie formularzy danych online (np. podczas rezerwacji online, kwestionariuszy itd.).
Do góry strony

7.   Przeznaczenie danych

Danych osobowych używamy do następujących celów:

Obsługa rezerwacji gości:

  1. rezerwacja pokoi i wybranych usług noclegowych w hotelach Accor;
  2. założenie i prowadzenie ewidencji na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej i spełnienia wymogów z zakresu księgowości;
  3. przetwarzanie danych na potrzeby wewnętrzne, np. prowadzenie listy gości niepożądanych z powodu niepłacenia bądź nieodpowiedniego zachowania itp.

 

Obsługa pobytu gości w hotelu:

  1. zbierania danych na temat wykorzystanych usług (telefon, bar, Internet, płatna telewizja itp.);
  2. dostęp do pokoi.

 

Podnoszenie poziomu naszych usług hotelowych, w tym:

  1. przetwarzanie danych osobowych w systemie zarządzania relacjami z klientem Accor [Clients Relationship Management (CRM)];
  2. lepsze zrozumienie i zaspokajanie potrzeb i próśb gości;
  3. lepsze dostosowanie naszych produktów i usług do oczekiwań gości.

 

Rozsyłanie newsletterów, ofert promocyjnych i materiałów marketingowych lub kontaktów z gośćmi dotyczących turystyki, usług hotelowych, promocji w hotelach oraz partnerów Accor. Gość może zrezygnować z newsletterów otrzymywanych w wiadomościach e-mail, klikając odpowiedni link w dowolnej tego typu wiadomości.

 

Podnoszenie poziomu usług Accor, w tym:

  1. przeprowadzanie ankiet oraz analizowanie opinii i kwestionariuszy wypełnionych przez gości oraz wzorów ich zachowań;
  2. obsługa reklamacji złożonych przez gości;
  3. umożliwienie gościom korzystania z naszego programu lojalnościowego.

 

Zabezpieczanie i ulepszanie stron internetowych Accor, w tym:

  1. ułatwianie poruszania się po stronie oraz;
  2. wdrażanie środków zabezpieczających i zapobiegających oszustwom.

 

Zapewnianie zgodności z lokalnymi przepisami (np. dotyczącymi przechowywania dokumentacji biznesowej lub księgowej).

Do góry strony

8.   Udostępnianie danych osobowych

Jako firma o zasięgu globalnym pragniemy zaoferować naszym gościom taki sam poziom usług hotelowych na całym świecie. Z tego względu możemy, z zastrzeżeniem praw gości określonych w punkcie 13 poniżej, być zobligowani do udostępnienia danych osobowych gości odbiorcom wewnętrznym lub zewnętrznym na następujących zasadach:

Grupa Accor: możemy udostępnić dane osobowe gości następującym, upoważnionym osobom w jednostkach Accor S.A., które muszą mieć do nich dostęp w celu świadczenia żądanych usług lub podjęcia koniecznych działań wynikających z dostarczenia przez gościa danych osobowych:

  1. personel hotelu,
  2. pracownicy działu rezerwacji korzystający z narzędzi rezerwacyjnych Accor,
  3. dział informatyki, dział obsługi partnerów handlowych oraz dział marketingu,
  4. służby medyczne (w razie potrzeby),
  5. dział prawny (w razie konieczności), oraz
  6. wszelkie osoby związane z podmiotami Grupy Accor uprawnione do korzystania z określonych kategorii danych.

 

Zewnętrzni dostawcy usług i partnerzy: możemy udostępniać dane osobowe gości następującym osobom trzecim w celu świadczenia żądanych usług na rzecz gości oraz podniesienia komfortu pobytu w naszych hotelach:

  1. zewnętrzni dostawcy usług: podwykonawcy IT, międzynarodowe „call centers”, banki, dostawcy kart kredytowych; zewnętrzni doradcy prawni, dostawcy usług mailingowych, drukarnie,
  2. partnerzy handlowi.

 

Władze lokalne — dochodzenia wewnętrzne: możemy również udostępniać informacje władzom lokalnym, o ile jest to wymagane przez lokalne prawo lub stanowi część dochodzeń wewnętrznych prowadzonych w ramach Grupy Accor i jest zgodne z lokalnymi przepisami.

Do góry strony

9.   Transfery danych do innych państw

Możemy przekazać dane osobowe gości w celach określonych w artykule 7. niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych odbiorcom wewnętrznym lub zewnętrznym z krajów o różnych poziomach ochrony danych osobowych.

Z tego względu, poza stosowaniem niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych, Accor podejmuje odpowiednie środki, w tym klauzule kontraktowe, aby zabezpieczyć transfer danych osobowych do podmiotu Accor lub zewnętrznego odbiorcy z kraju o poziomie zabezpieczeń danych innym niż poziom obowiązujący w kraju, w którym zbierane są dane osobowe.

Do góry strony

10.  Bezpieczeństwo danych

Accor podejmuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wymagane przez lokalne prawo, w celu zabezpieczenia danych osobowych gości przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem lub przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub uzyskaniem do nich dostępu. W tym celu stosujemy takie środki techniczne jak zapory firewall oraz środki organizacyjne jak login / skuteczny system ochrony hasłem, ochronę fizyczną itp.
W celu dokonania rezerwacji może być konieczne podanie szczegółowych danych karty kredytowej — w takim przypadku Accor używa technologii Secure Socket Layer (SSL) do szyfrowania danych osobowych.

Do góry strony

11.  Pliki cookie związane z sesją / łącza zewnętrzne

Accor stosuje trwałe pliki cookie do zarządzania sesją użytkownika na stronach internetowych Accor oraz personalizacji aktywności użytkownika (automatyczne rozpoznawanie, lista ulubionych hoteli itp.).
Zbieramy również techniczne informacje na komputerze użytkownika po każdym otwarciu witryny w czasie odwiedzania naszych stron. Informacje te mogą obejmować adres IP, używany system operacyjny, rodzaj przeglądarki, rozdzielczość ekranu oraz pierwotny adres strony. Zbieramy informacje, by poprawić jakość odwiedzin na naszych stronach, i nie sprzedajemy tych danych osobom trzecim. Te tymczasowe pliki to wbudowana funkcja stosowanej technologii. Większość przeglądarek automatycznie akceptuje te pliki cookie, ale można je usunąć lub wyłączyć ich obsługę. Przeglądarki różnią się od siebie, więc należy zapoznać się z zakładką „Pomoc” w pasku narzędzi przeglądarki, aby dowiedzieć się, jak ustawić preferencje dotyczące plików cookie. Brak akceptacji plików cookie może spowodować utrudnienia w korzystaniu z niektórych funkcji naszej strony.

Na naszych stronach mogą znajdować się reklamy lub hiperłącza przekierowujące na strony osób trzecich, które mogą zbierać dane osobowe użytkownika poprzez pliki cookie w czasie przeglądania lub klikania reklam lub treści. Accor nie ma kontroli nad tego typu zbieraniem informacji i nie przyjmuje odpowiedzialności za takie zbieranie, wykorzystanie lub ujawnianie danych osobowych przez zewnętrzne firmy. W razie pytań dotyczących sposobu wykorzystywania zbieranych danych osobowych należy skontaktować się z takimi reklamodawcami lub dostawcami treści.

Tego rodzaju wizyty na stronach internetowych osób trzecich nie podlegają ustaleniom zawartym w niniejszych Zasadach ochrony prywatności gości hotelowych. Accor nie odpowiada za zasady i praktyki dotyczące ochrony prywatności obowiązujące na stronach internetowych osób trzecich, dostępnych z poziomu stron Accor.

Do góry strony

12.  Przechowywanie danych

Przechowujemy dane osobowe gości przez okres niezbędny dla celów określonych w niniejszych Zasadach ochrony prywatności gości hotelowych lub dozwolonych w ramach obowiązującego prawa.

Do góry strony

13.  Dostęp i modyfikacja

Gość ma prawo uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, modyfikować je oraz usuwać. Może także odmówić zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych zgodnie z niniejszymi Zasadami ochrony prywatności gości hotelowych, o ile ma uzasadnione powody. Jednakże, w przypadku braku zgody, w pewnych okolicznościach możemy nie być w stanie dostarczyć gościowi żądanych usług.

W razie chęci skorzystania z przysługujących praw dotyczących danych osobowych przechowywanych w określonym hotelu należy skontaktować się bezpośrednio z tym hotelem.

W celu żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych lub w przypadku jakichkolwiek problemów z egzekwowaniem przysługujących praw należy zasięgnąć pomocy u osoby kontaktowej ds. ochrony danych w Grupie Accor:

ACCOR
Data Privacy Dpt.
Immeuble Odyssey
110 Avenue de France
75210 Paris Cedex 13, Francja

W celu ochrony prywatności wszystkich gości Grupy Accor przed realizacją wniosku gościa musimy odpowiednio potwierdzić jego tożsamość. Możemy w związku z tym zażądać kopii ważnego dokumentu tożsamości jak aktualne prawo jazdy, dowód osobisty czy paszport.

Jeśli dane osobowe są niedokładne, niepełne lub nieaktualne, należy wysłać wniosek o ich skorygowanie do Działu ds. ochrony prywatności w Accor (Accor Dpt. Data Privacy). Wnioskami o korektę danych zajmiemy się możliwie najszybciej lub zgodnie z obowiązującym prawem.

Do góry strony

14.  Aktualizacje

Zgodnie z poniższymi informacjami, co pewien czas możemy wprowadzać zmiany do niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych. Z tego powodu zachęcamy do regularnego czytania niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych, a także każdorazowo przy dokonywaniu rezerwacji w jednym z naszych hoteli.

Do góry strony

15.  Pytania i kontakt

W razie jakichkolwiek pytań odnośnie do niniejszych Zasad ochrony prywatności gości hotelowych lub ogólnych metod przetwarzania danych osobowych przez Accor należy skontaktować się z naszym Działem ds. ochrony prywatności (Data Privacy Dpt.) w sposób opisany w punkcie 13 powyżej.

Do góry strony