• Porque a organização de uma formação não é igual à organização de um reunião de coesão de equipa, ou de validação de estratégia, o Novotel coloca ao seu dispor dicas e ferramentas online que o vão ajudar na preparação da sua reunião.

    As nossas dicas

    Formação

    Necessita com frequência de um espaço para organizar sessões de formação:

    • Para os seus colaboradores.
    • Para os seus clientes, caso seja uma empresa de formação.

    Com o objectivo de:

    • Cumprir objectivos de formação
    • Despertar nos participantes vontade de aplicar o aprendido
    • Estimular o intercâmbio e a constituição de redes de contactos

    O NOVOTEL ESTÁ AO SEU LADO

    O sucesso de uma formação depende grandemente da interacção dos participantes entre si e de como estes se relacionam com a própria formação. Recomendamos que antecipe o máximo possível as necessidades "logísticas" do formador para que este possa concentrar-se no conteúdo da formação e na interacção com os participantes.

    • Para criar proximidade entre os participantes

      Escolha a disposição em U, onde o formador pode estar no meio, para encorajar a discussão e a interacção entre os participantes. Contudo, outras configurações são possíveis, tal como não ter mesas na sala de reunião, caso pretenda fazer exercícios de dinâmica de grupo. Para trabalhar em pequenos grupos, preveja a utilização de pequenas salas adicionais a fim de promover a concentração dos participantes.

    • Para marcar o ritmo

      Entre as sessões de trabalho, organize pequenas pausas, particularmente após o almoço, para que os participantes possam descansar e relaxar. Os formandos irão regressar com energias recarregadas e mais atentos.
      Para estimular a concentração, as refeições devem ser leves, seguidas de uma pequena caminhada para ajudar a digestão.

    • Para optimizar a formação

      Peça ao formador uma lista específica de requisitos (configuração da sala, horários das refeições e pausas, equipamentos necessários, meios audiovisuais, número de salas de reunião) para que sejam criadas condições favoráveis à aprendizagem.

    ESPÍRITO DE EQUIPA

    Na qualidade de gestor, reúne a sua equipa regularmente:

    • Fora do local habitual.
    • Para fazer um ponto de situação da actividade da equipa, dos objectivos, resultados, sucessos alcançados e fracassos.

    Com o objectivo de:

    • Motivar mais sua equipa estabelecendo novos objetivos
    • Reforçar o sentimento de pertença à empresa
    • Expor problemas e encontrar as soluções adequadas discutindo os tópicos com todos os participantes
    • Explicar o método de funcionamento da empresa e definir um caminho que sirva de orientação a todos os participantes.

    O NOVOTEL ESTÁ AO SEU LADO

    Para um bom desempenho enquanto grupo, cada participante deve sentir-se à vontade para se expressar livremente: por isso recomendamos que seja promovido um ambiente descontraído que facilite a partilha e um diálogo construtivo.

    • Para promover a proximidade entre os participantes

      Escolha uma configuração em U ou rectangular para que todos se possam ver.

    • Para reforçar a coesão entre os participantes

      Organize uma actividade colectiva ao início da tarde ou ao final do dia. Esta actividade, que pode ter um carácter desportivo ou cultural, permite fazer uma pausa construtiva e fortalecer o espírito de equipa.. Da mesma forma, lembre-se de alternar as sessões de trabalho e os intervalos para facilitar a convivência num ambiente descontraído.

    • Para optimizar o intercâmbio durante as refeições

      Privilegie refeições na sala de reunião se quer ganhar tempo para uma actividade depois de almoço; ou no restaurante para favorecer a convivência entre participantes num ambiente mais familiar.

    Reunião 360°

    Pretende organizar uma reunião para

    • Apresentar um novo produto ou um novo serviço aos seus clientes, à sua rede de distribuição ou um grupo de opinion leaders.
    • Partilhar os resultados da sua empresa com os accionistas, de forma que estes aprovem a sua estratégia.
    • Informar os membros de uma associação sobre as acções que foram tomadas e os resultados atingidos.

    Com o objectivo de:

    • Testar a relevância do seu projecto.
    • Atrair clientes, convencer distribuidores e motivar a adesão dos accionistas ao seu projecto.

    O NOVOTEL ESTÁ AO SEU LADO

    Para convencer os seus parceiros a apoiar o seu projecto, adopte um tom formal para transmitir o máximo de profissionalismo. Tenha cuidado com o conteúdo da mensagem assim como com a forma como o vai transmitir: os participantes do evento vão considerar todos estes elementos na forma como vão percepcionar o evento.

    • Optimize a apresentação do seu produto:

      Escolha uma configuração de teatro ou, se preferir, uma configuração em U com um púlpito para que os oradores possam ser vistos por todos. Se prevê um grande número de participantes considere utilizar um sistema de som na sala.

    • Apresente o seu projecto:

      Decore a sala de reunião com as cores da sua empresa ou da sua associação: suportes como cartazes ou banners ajudam a dinamizar a sua apresentação.

    • Receba os seus convidados:

      Certifique-se de que existem bebidas quentes e frias sempre disponíveis. Opte por uma refeição tradicional numa sala de refeições privada ou por um cocktail com buffet para terminar a reunião com chave de ouro. Lembre-se também de presentear os seus convidados com uma pequena lembrança no final da reunião como forma de agradecimento e também para os deixar com uma imagem positiva da sua empresa.

    Mindshare

    Se procura ideias brilhantes e inovadoras para:

    • Lançar novos produtos ou novos serviços,
    • Melhorar a sua oferta,
    • Encontrar novas formas de funcionamento,
    • Preparar um plano de acção com a sua equipa.

    Com o objectivo de:

    • Recolher a maior quantidade possível de ideias num ambiente descontraído
    • Incentivar o intercambio para dinamizar os projectos da sua empresa
    • Criar um ambiente agradável para que todos se sintam à vontade para expressar livremente a sua opinião, sem inibições.

    O NOVOTEL ESTÁ AO SEU LADO

    Para soltar a imaginação dos participantes, recomendamos que optimize os códigos da reunião clássica adicionando alguns pormenores de convívio que ajudam a criar uma dinâmica de grupo favorável à discussão e à inspiração.

    • Para facilitar a discussão

      Na sala de reunião, escolha uma configuração que permita aos participantes melhor interação uns com os outros. Tenha mesas redondas ao invés de uma configuração em U ou teatro, por exemplo...

    • Para incentivar a criatividade

      Tenha um flip-chart por mesa. Forneça notas Post-It para rascunhar ideias, etc.

    • Para dinamizar a reunião

      Programe algumas pausas entre as sessões de trabalho. Após o almoço, organize, por exemplo, uma competição de mini-golfe ou um desafio de videojogos. Ambas são boas formas de despoletar o espírito de competição entre os participantes.

    • Para assegurar que todos desfrutem de ótimas condições de trabalho

      Peça que bebidas e lanches estejam sempre disponíveis na sala de reunião, para que as pessoas possam fazer pequenas refeições quando quiserem. Similarmente, ao invés de um almoço tradicional num restaurante, sirva comidas e bebidas no terraço exterior ou próximo do local da reunião. Isso dará aos participantes a oportunidade de conversar entre eles e trocar ideias num ambiente agradável.


    As nossas ferramentas

    Calculadora de espaço

    Para o ajudar a organizar a sua reunião, indique o número de participantes ou a dimensão da sala de que necessita. Com os dados fornecidos iremos sugerir a sala que melhor se adequa às suas necessidades.

    Calcule o espaço necessário para o seu evento

    Checklist

    O sucesso de uma reunião depende essencialmente da sua preparação. Tudo deve estar pronto para que, chegada a hora da reunião, se possa concentrar no conteúdo que vai apresentar e não na logística. Novotel é especialista em organização de reuniões e disponibiliza-lhe esta checklist: uma ferramenta indispensável para tornar a sua reunião num verdadeiro sucesso.

    Fazer download da checklist (pdf)

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